Book et møde

Brug mindre tid på gentagne administrative opgaver

Anna hjælper jeres medarbejdere med det administrative arbejde, der gentager sig: Hun læser henvendelser, finder information, gør svar og opgaver klar og kan udføre arbejdet i jeres systemer, når en medarbejder har godkendt det.

Book et inspirationsmøde Se hvordan det virker

Det virker i dag – det tager bare unødigt lang tid

En mail lander i indbakken.

En medarbejder læser den, finder kunden, slår oplysninger op, åbner et andet system, registrerer information, sender noget videre til en kollega og skriver et svar.

Hver enkelt opgave virker måske ikke af meget. Men når de samme arbejdsgange gentager sig flere gange om dagen uge efter uge, bruger medarbejderne mange timer på arbejde, der kan gøres lettere.

Det er her, Anna hjælper.

  1. 1Mail modtaget
  2. 2Læs og forstå mail
  3. 3Find kunden
  4. 4Åbn ERP
  5. 5Find oplysninger
  6. 6Registrer data
  7. 7Opret opgave
  8. 8Skriv svar
  9. 9Send

Hvor mange af de trin kræver egentlig en medarbejder?

Lad Anna tage sig af de gentagne trin

Anna lærer, hvordan I ønsker en bestemt administrativ opgave løst. Når opgaven dukker op igen, gør Anna arbejdet klar efter den arbejdsgang, I har defineret.

I dag 8 trin

  1. Mail modtages
  2. Medarbejderen læser den
  3. Finder relevante oplysninger
  4. Slår kunden op
  5. Registrerer data
  6. Opretter opgave
  7. Skriver svar
  8. Sender

Med Anna 4 trin

  1. Mail modtages
  2. Anna læser og forbereder arbejdet
  3. Medarbejderen godkender
  4. Anna udfører de godkendte handlinger

Anna gør arbejdet klar. Medarbejderen træffer beslutningen.

Sådan kan en opgave se ud med Anna

En kunde sender en mail og efterspørger dokumentation på et produkt.

Anna læser mailen og opsummerer henvendelsen:

Anna følger derefter den arbejdsgang, virksomheden har defineret.

Når medarbejderen har gennemgået og godkendt forslaget, udfører Anna de handlinger, hun har fået adgang til.

Mangler Anna en oplysning eller kræver sagen en vurdering, gør hun medarbejderen opmærksom på det i stedet.

Sag · Ordre 45821

Jonas Mikkelsen, Brdr. Holt

Dokumentation til ordre 45821

Hej. Kan I sende dokumentationen på produkt XX, som vi fik leveret med ordre 45821? Vi skal bruge den til vores kvalitetskontrol.

Ny henvendelse

Kunden efterspørger dokumentation på produkt XX fra ordre 45821.

Anna foreslår

Hvad kan Anna hjælpe med?

Anna er ikke bygget til én bestemt administrativ opgave. Hun kan sættes op omkring de arbejdsgange, der gentager sig hos jer.

Ordrebekræftelse Ordre 45821
Læs ordrehenvendelser, find de relevante oplysninger og gør registrering eller næste handling klar.
Tilbud Tilbud 1187
Saml information fra henvendelsen, registrer den de rigtige steder og gør næste skridt klar.
Faktura Faktura 2280
Find fakturaer og relevante oplysninger og forbered det, der skal sendes eller registreres.
Følgeseddel Levering uge 42
Find ordre- og leveringsinformation og gør et svar eller en intern opgave klar.
Teknisk datablad Produkt XX
Find den rigtige dokumentation og gør den klar til kunden eller kollegaen, der efterspørger den.
Kundekort Nordvent ApS
Opret og opdater oplysninger efter samme procedure hver gang.
Opgave Tildelt Thomas
Sæt den næste medarbejder på opgaven og behold hele historikken, så alle kan se, hvad der allerede er sket.

Fra “sådan plejer vi” til “sådan gør vi”

I mindre virksomheder ligger en stor del af arbejdsgangene ofte hos medarbejderne selv.

Én medarbejder ved, hvordan en bestemt ordre skal registreres. En anden ved, hvor dokumentationen ligger. Og en tredje har sin egen måde at oprette oplysninger i systemet på.

Med Anna kan I definere, hvordan en bestemt opgave skal løses.

Når den samme type opgave dukker op igen, følger Anna den samme arbejdsgang.

Det giver jer:

Mere ensartede arbejdsgange
Opgaver bliver håndteret efter den procedure, I har besluttet.
Færre manuelle fejl
Oplysninger bliver ikke kopieret og registreret forskelligt fra gang til gang.
Bedre data
Information bliver registreret konsekvent i de systemer, medarbejderne arbejder i.
Mindre personafhængighed
Viden om arbejdsgangen behøver ikke kun ligge i hovedet på én medarbejder.

Start forsigtigt og giv Anna mere ansvar, når I er klar

I behøver ikke overlade jeres administration til AI fra den ene dag til den anden.

Anna kan starte med blot at læse en henvendelse, opsummere den og foreslå, hvad medarbejderen skal gøre.

Når I bliver trygge ved arbejdsgangen, kan Anna få adgang til mere.

Hun kan eksempelvis finde oplysninger i et system, udarbejde svar eller forberede ændringer. Og når I ønsker det, kan hun også udføre godkendte handlinger.

Anna foreslår

Jeg har fundet kunden og den relevante ordre. Jeg foreslår at opdatere leveringsdatoen til 14. oktober og sende kunden nedenstående svar.

I bestemmer, hvilke systemer Anna har adgang til, og hvilke handlinger hun må udføre.

Frigiv tid til de opgaver, der kræver mere af jer

En arbejdsdag består både af opgaver, der kræver erfaring, faglighed og menneskelig vurdering – og af de administrative rutiner, der bare skal klares.

Det er de gentagne trin, Anna kan hjælpe med.

Når Anna finder oplysninger, gør svar klar, registrerer data og forbereder næste handling, skal medarbejderen bruge mindre tid på rutinearbejdet.

Det frigiver tid til de mere interessante og udfordrende opgaver, hvor medarbejderens erfaring og faglighed gør en forskel.

Mindre tid på:

  • Kopiering
  • Opslag
  • Registrering
  • Gentagne svar
  • Videresendelse
  • Rutineopgaver

Mere tid til:

  • Problemløsning
  • Koordinering
  • Planlægning
  • Faglige opgaver
  • Udvikling
  • Kunder og samarbejdspartnere

Når en opgave går fra skrivebord til skrivebord

En administrativ opgave bliver ikke nødvendigvis løst af den person, der modtager den.

En medarbejder kan begynde behandlingen og derefter sende opgaven videre til en kollega, der skal tage næste skridt.

I Anna kan medarbejderne se hele aktiviteten på opgaven, hvem der har gjort hvad, og hvem der har ansvaret nu.

Det giver bedre overblik – også når opgaven bevæger sig mellem medarbejdere eller afdelinger.

Aktivitet på sagen Ansvarlig: TH
  1. Mail modtaget
  2. Anna har opsummeret henvendelsen
  3. MA Handlinger godkendt af Marianne
  4. Kunde opdateret i CRM
  5. MA Opgave er tildelt til Thomas
  6. TH Dokumentation tilføjet
  7. TH Svar sendt

Anna arbejder på tværs af jeres systemer

Det administrative arbejde stopper sjældent i indbakken.

En mail kan betyde, at en medarbejder bagefter skal åbne ERP-systemet, finde kunden, kontrollere en ordre, hente et dokument, opdatere CRM og sende information videre.

Anna kan forbindes med de systemer, I allerede bruger, så mere af arbejdet kan foregå som én sammenhængende arbejdsgang.

anna
  • MailModtag og forstå henvendelser.
  • ERPFind og arbejd med relevante oplysninger.
  • CRMFind, opret og opdater kunder, leads og opgaver.
  • ØkonomiFind relevante faktura- og økonomioplysninger.
  • LagerSlå produkter og lagerinformation op.
  • Andre systemerAnna kan kobles til andre systemer, når de giver adgang til det.

Og arbejder I i dag primært fra mail? Så kan Anna også begynde dér. I behøver ikke have en stor systempark for at få hjælp.

Få mere ud af den tid, I allerede har

Formålet med Anna er ikke at automatisere for automatiseringens skyld.

Det handler om at gøre de gentagne administrative arbejdsgange lettere, så medarbejderne får mere tid til andre opgaver.

  • Frigiv arbejdstid

    Brug mindre tid på gentagne administrative opgaver.

  • Lav færre fejl

    Lad definerede arbejdsgange blive fulgt ens hver gang.

  • Skab bedre overblik

    Se hvad der er sket på en opgave, og hvem der har ansvaret.

  • Få mere ensartede data

    Registrer information efter samme procedure – uanset hvem der sidder med opgaven.

  • Få tid til mere

    Frigiv medarbejdernes tid til mere udfordrende, interessante og værdiskabende opgaver.

Start med én arbejdsgang

I behøver ikke vide på forhånd, hvordan AI skal bruges i jeres virksomhed.

Start i stedet med noget, I allerede gør.

En ordre, der skal behandles. En faktura, der skal findes. Dokumentation, der skal sendes. Data, der skal registreres. Eller en anden administrativ opgave, der gentager sig.

Sammen gennemgår vi, hvordan I løser opgaven i dag, og ser på, hvilke trin Anna kan hjælpe med.

Hvis det giver mening, lærer vi Anna jeres arbejdsgang og følger op sammen med de medarbejdere, der skal bruge hende.

Når I bliver trygge ved Anna, kan I bygge videre med flere arbejdsgange.

Hvilken opgave laver I igen og igen?

Måske ved I allerede, hvor medarbejderne bruger unødigt meget tid.

Måske gør I ikke.

På et inspirationsmøde tager vi udgangspunkt i jeres administration og finder de gentagne arbejdsgange, hvor Anna potentielt kan frigive tid.

I behøver ikke forberede en AI-strategi eller vide, hvad der kan automatiseres. Fortæl os bare, hvordan I arbejder i dag.

Book et inspirationsmøde